Como lidar com manutenções preventivas ou atividades que se repetem em intervalos definidos.

Motivação

Muitas empresas que usam o Field Control realizam manutenções ou atendimentos que se repetem em intervalos definidos. Um exemplo disso são empresas de climatização que realizam manutenções preventivas mensais em ares-condicionados ou aquecedores.

Objetivo

As atividades recorrentes no Field Control tem como objetivo realizar o planejamento dos atendimentos recorrentes e automatizar a gestão dos serviços, reduzindo assim o trabalho repetitivo para cadastrar as atividades.

Como funciona?

• Passo 1: para cadastrar ou editar uma recorrência basta, no menu à esquerda do painel do Gestor, seguir em Atividades >> Recorrências

• Passo 2: será exibida a lista das recorrências cadastradas. É possível criar uma nova atividade recorrente clicando no botão ” + “

• Passo 3: na primeira aba faça as configurações básicas de uma atividade recorrente:

Configurações básicas

• Cliente: é o cliente que receberá o serviço;
• Serviço: é o tipo de atividade que será executado para aquele cliente, por exemplo “Manutenção preventiva”;
• Colaborador: é o colaborador que irá executar a atividade. Geralmente empresas preferem que o mesmo colaborador faça as manutenções preventivas para gerar um relacionamento mais próximo com o cliente;
• Informações para ordem de serviço: são as informações que o técnico receberá no celular como descrição da atividade;

Configurações do intervalo de repetição

• Início e término: determinam o tempo de vigência da atividade recorrente, geralmente contratos de manutenção possuem prazo, mas também é possível criar uma atividade recorrente sem data para término;
• Repete: é o intervalo de repetição, que pode ser diariamente, semanalmente ou mensalmente. É possível combinar esse valor com o campo “a cada” configurando assim o intervalo de repetição.

• Ocorrências: são das datas previstas para uma atividade recorrente.

• Caso a opção “Não considerar agendamentos em finais de semana” for habilitada, ocorrências que caírem em um final de semana serão adiadas para o próximo dia da semana.

Segunda aba (Ocorrências)

Nessa aba é possível simular as datas das próximas atividades:

Nessa seção, é possível alterar uma data de um atendimento e o colaborador que irá executar o serviço.

As ocorrências são simuladas para os próximos 90 dias e as atividades serão criadas automaticamente pelo Field Control 30 dias antes da data do agendamento da ocorrência. É possível gerar de forma manual a manutenção, somente selecionar os 3 pontinhos da ocorrência em status “Aguardando” e “+” Criar atividade”, sendo possível também editar caso já esteja agendada, em andamento ou concluída.

• Abaixo segue um vídeo mostrando na prática como a recorrência funciona:

E ai? Tudo certo para automatizar sua gestão de manutenções preventivas?

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